普通高等学校档案管理办法

2009-04-04 11:25

中华人民共和国国家教育委员会令第6号

普通高等学校档案管理办法

1989年10月10日发布

第一章 总则

第一条 为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条 各高等学校应在校（院）长统一领导下做好档案工作，确定一名校（院）长分管，并根据学校的实际情况,建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校（院）长办公室领导。

档案馆为系处级建制，由校（院）长直接领导。

高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：

（一）建校历史悠久，一般应在五十年以上；

（二）学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在三万卷（长度三百米）以上；

（四）具备符合要求的档案库房和管理设备。

第六条 高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条 高校档案部门的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。

高校附属单位（如附属医院、校办工厂等）的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。

第九条 高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章 高校档案工作人员

第十条 高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条 高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名（可由校长办公室副主任兼任），副主任一名。

馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

第十二条 高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第十三条 高校档案工作人员（包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。

第四章 经费、库房和设备

第十四条 高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条 高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学校可单独建设馆库，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十六条 高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条 高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条 高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条 高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条 高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第二十一条 高等学校文件材料的归档范围

（一）党政管理类

主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》［（87）教办字016号］执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十二条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十三条 归档时间应按以下要求：

（一） 学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档：

（二） 各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档：

（三） 科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第二十四条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条 高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十六条 高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第二十七条 高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章 档案管理

第二十八条 高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。

高校档案的分类方法另行规定。

第二十九条 高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十条 高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：

（一） 对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

（二） 按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十一条 档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。

第三十二条 高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第三十三条 高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第七章 档案的利用和开放

第三十四条 高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。

高校档案馆开放档案，应遵循下列规定：

（一） 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；

（二） 利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费；

（三） 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条 高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。

第三十六条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

（一） 涉及党和国家秘密的；

（二） 涉及专利或技术秘密的；

（三） 涉及个人隐私的；

（四） 档案形成部门规定限制利用的。

第三十七条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意, 必要时要报请校领导审查批准。

第三十八条 高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或校（院）长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第三十九条 高校档案部门必须编制必要的检索工具，著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。

第四十条 高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第四十一条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。

第四十二条 高校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。

第八章 考核、奖励和处罚

第四十三条 高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第四十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第九章 附 则

第四十五条 本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。

第四十六条 高等学校根据本办法可制订实施细则。

第四十七条 本办法由国家教育委员会负责解释。

第四十八条 本办法自发布之日起施行。原教育部所发的《高等学校科学技术档案工作办法》［（82）教办字254号］、《关于高等学校文书档案保管期限的规定》［（84）教办字210号］同时废止